Архивная служба

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

  • «Основные правила работы архивов организаций»;
  • «Об архивном деле в РФ»;
  • «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
  • «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 – 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

Эти основные положения, приведенные в разделе 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

Из содержания п. 9.7 Основных правил мы делаем вывод, что, если на базе ликвидируемой организации создается другая организация, архив ликвидируемой организации поступает в эту новую организацию, которая является ее правопреемником.

Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:

  • первый вариант – это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
  • второй вариант – передача такого архива в соответствующий государственный архив.

Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 "О создании архивов административных округов". Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.

Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае хотелось бы остановиться подробнее.

Куда обращаться? Чем руководствоваться? Что передавать?

Наша основная задача – «под ключ» решить проблемы клиента, связанные с передачей на государственное хранение архивных документов в четком соответствии с действующим законодательством РФ без дополнительных усилий со стороны Заказчика.

Мы можем сдать Ваши документы в любой архив России и СНГ.

Мы получаем деньги за конечный результат, поэтому текущие технические вопросы не будут Вас волновать. Решать их самостоятельно – наша компетенция.

Мы выполним все работы, начиная от первичного осмотра документов и заканчивая окончательной передачей их в архив.

Примерная схема сотрудничества

1. Осмотр объемов передаваемых документов.

Наши сотрудники выезжают в Ваш архив, где находятся документы, подлежащие передаче на хранение.

По результатам осмотра составляется аналитическая справка по фактическим объемам архива, необходимым работам в зависимости от специфики требований региональных архивов.

Параллельно с представителями государственных и муниципальных архивов запускается процесс согласования требований к передаваемой документации, условий и сроков приема архива на хранение.

2. Техническая архивная обработка документов.

Мы проводим все необходимые работы, связанные с подготовкой документов к хранению, в соответствии со спецификой требований того или иного государственного архива.

Параллельно сотрудники "Сибирской Архивной Службы" изготавливают архивные короба, папки, необходимые для передачи документов.

3. Написание научно-справочного аппарата и согласование его с архивными структурами.

Мы полностью готовим за Вас пакет необходимой документации, согласовываем его с архивами до момента окончательного решения о приеме документов.

4. Передача документов на хранение.

После принятия решения о приме документов архивной структурой на хранение, Вам необходимо будет только подписать передаточные Акты, на основании которых проходит сдача документов в архив.

Далее документы упаковываются в архивные короба, папки и перевозятся силами наших сотрудников в архив, где и передаются на хранение.

Подтверждением выполнения нами работ является справка из архива, в которой указывается, какие документы и в каком объеме были переданы на хранение.

5. Работа с остатками документов организации.

Остатки документов, не подлежащие хранению, списываются и уничтожаются нашими силами.

Остатки документов, срок хранение которых еще не вышел, Вы можете разместить на депозитарное хранение у нас для последующего списания и уничтожения.

На заметку: По ст. 13.20 КоАП:

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере 100-300 рублей; на должностных лиц – 300-500 рублей.

Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП:

Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.

В случае непередачи документов в архив при ликвидации организации (в т. ч. при уничтожении документов, подлежащих передаче) члены ликвидационной комиссии могут быть привлечены и к уголовной ответственности в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов и печатей (штампов). Данной статьей предусмотрено наказание в виде:

  • либо штрафа до 200 000 руб., или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
  • либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года;
  • либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.